Īsais pārskats pret garo ziņojumu
Atskaites rakstīšana uzņēmējdarbībā ir nepieciešamība, un dažreiz jums kā uzņēmuma vadītājam ir jāraksta detalizēts ziņojums, kā arī reizes, kad jums ir jānodod īsa informācija apkopotā veidā. Tos sauc par īsiem un gariem ziņojumiem, un, lai gan tajos var būt līdzīga informācija, atšķiras formāts, stils, dziļums un, protams, garums. Apskatīsim tuvāk abus pārskatu veidus.
Jebkura ziņojuma, gan gara, gan īsa, mērķis ir būt skaidram, lai informācija, ko paredzēts nodot, būtu viegli saprotama. Ziņojuma rakstīšana ir prasme, kas ir obligāta visiem profesionāliem vadītājiem. Ir jāsaprot, ka ziņojumā ir sniegti fakti un skaitļi, un tas nav vērsts uz argumentu, kā tas ir esejā. Nevienam lasītājam nav mūžības, lai lasītu ziņojumu nesteidzīgi, un tāpēc jebkurā ziņojumā, gan garā, gan īsā, ir jāizmanto īsas un kodolīgas rindkopas ar virsrakstiem un apakšvirsrakstiem un svarīgiem punktiem, kas pasvītroti, lai uzsvērtu to nozīmi.
Īsu ziņojumu sauc arī par neformālu ziņojumu, savukārt garu ziņojumu dažreiz sauc par oficiālu ziņojumu. Īss ziņojums bieži vien ir tikai viena paziņojuma lappuse, kas satur faktus un skaitļus visprecīzākajā veidā. Īss ziņojums ir kā memorands, un tam nav nepieciešams vāks. Šis ziņojuma stils bieži ir ikdienišķs un nepiespiests. Rakstīšanas stils ietver pirmās personas izmantošanu, piemēram, es un mēs, krasi pretstatā garajam ziņojumam, kurā tiek izmantoti pilni cilvēku vārdi.
Garam ziņojumam vienmēr ir nosaukums, ievads, pamatteksts un pēc tam noslēgums. Tas vienmēr ir vairāk nekā viena lappuse garš. Dažreiz tajā ir iekļauta pavadvēstule, kurā minēta visa informācija, kas ir iekļauta garajā ziņojumā. Garā ziņojuma beigās ir bibliogrāfija un pielikums. Parasti tiek izdrukāts garš ziņojums un iesiets ar cietajiem vākiem. Tonis garā ziņojumā ir atturīgs un drūms pretstatā īsai vēstulei.
