Darba kārtība pret protokoliem
Darba kārtība un protokoli ir divas no vissvarīgākajām sapulces sastāvdaļām. Personai, kas organizē sapulci, ir daudzas lietas, piemēram, grafiks, laiks, norises vieta, viesi, sapulces plāns un tā tālāk. Tāpēc ir jāapzinās atšķirības starp darba kārtību un protokoliem.
Darba kārtība
Darba kārtība ir vārds, ko lieto, lai aprakstītu sapulces grafiku vai programmu. Tas ir saraksts ar lietām, kas ir jādara vai jāapspriež sanāksmes laikā. Jebkurai oficiālai sanāksmei, kas tiek organizēta, ir jāsastāda darba kārtība. Ir noteikta secība, kādā sanāksmes laikā tiek izskatīti un apspriesti jautājumi, un sanāksmes darba kārtībā šī secība ir skaidri minēta. Šī darba kārtība tiek izplatīta starp viesiem krietni pirms viņi faktiski ierodas norises vietā sanāksmes laikā, lai viņi varētu iepazīties ar tēmām, kas tiks apspriestas sanāksmes laikā. Vēl viens dienas kārtības mērķis ir nodrošināt, lai dalībnieki atbilstoši sagatavotos un netiktu pieķerti negaidīti.
Minūtes
Minūtes ir termins, ko izmanto, lai apzīmētu oficiālu procesa protokolu oficiālas sanāksmes laikā. Šie protokoli kalpo kā ieraksti par to, kas notika sanāksmes laikā, kā arī atgādina cilvēkiem pēc kāda laika, ja viņi aizmirst. Šie protokoli ir noderīgi arī visiem tiem, kuri nevar ierasties uz sapulci, jo viņi iepazīst visu sanāksmes laikā notikušo. Protokolā ir norādīts sapulces norises vietas nosaukums, datums un laiks, kā arī visu sapulces dalībnieku saraksts. Šajās minūtēs ir norādīts arī tās personas vārds, kura pieraksta šīs minūtes.
Kāda ir atšķirība starp darba kārtību un protokoliem?
• Darba kārtība ir sapulces grafiks, un tajā ir norādīta notikumu secība sapulces laikā, lai viesi varētu sagatavoties iepriekš.
• Protokols attiecas uz oficiālas sanāksmes norises oficiālo protokolu. Protokols ir svarīgs, lai atgādinātu, kas notika sapulces laikā kādā nākotnē, ja cilvēki to aizmirst.
