Dubultā ieraksts pret vienu ierakstu
Grāmatvedības sistēmu var definēt kā organizētu rokasgrāmatu, uzskaites metožu, procedūru un kontroles mehānismu kopumu, kas izveidots, lai apkopotu, reģistrētu, klasificētu, apkopotu, interpretētu, laicīgi un precīzi iesniegtu lēmumu pieņemšanai. Grāmatvedība ir process, kurā uzņēmuma finanšu uzskaite tiek labi organizēta un atjaunināta. Ir divas grāmatvedības vai darījumu uzskaites sistēmas, viena ir divkāršā ieraksta sistēma, bet otra ir vienreizēja ieraksta sistēma. Dažu nopietnu vienreizējās ievades metodes trūkumu un divkāršās ieraksta sistēmas izcilo īpašību dēļ tika atteikta vienreizējās ievades metode, un divkāršā ieraksta sistēma tiek plaši izmantota visā pasaulē. Turklāt plaši atzītas grāmatvedības iestādes un slaveni grāmatvedības profesionāļi veicināja divkāršā ieraksta sistēmu, nevis vienreizējo ierakstu sistēmu.
Viens ieraksts
Vienreizējās ievades sistēma konkrētam darījumam reģistrē tikai vienu ierakstu - debeta ierakstu vai kredīta ierakstu. Piemēram, ja kādam tiek izmaksāta skaidra nauda, vai nu tiks ieskaitīta skaidra nauda, vai arī tiks debetēts debitora konts. Viena ieraksta sistēma vairāk līdzinās čeku grāmatiņas reģistram. Tā neizseko aktīvu un pasīvu kontus, tāpēc šī sistēma zināmā mērā var atvieglot neto ienākumu aprēķināšanu, bet ne apskatīt uzņēmuma pašreizējo finansiālo stāvokli. Šī sistēma var būt piemērota maziem uzņēmumiem, piemēram, individuālajiem komersantiem, kuriem juridiskās prasības un krāpšanas iespējas nav noteiktas vai ir ļoti mazas.
Dubultā ieraksts
Divkāršā ieraksta sistēmā katram debeta ierakstam ir atbilstošs kredīta ieraksts, un katram kredīta ierakstam ir atbilstošs debeta ieraksts; tas ir, katram ierakstam ir pretējs ieraksts. Tā kā vienam darījumam ir divi pretstati, aritmētisko precizitāti var viegli pārbaudīt, sagatavojot izmēģinājuma bilanci. Saskaņā ar grāmatvedības standartiem visiem uzņēmumiem (publiskiem vai privātiem, biržā kotētiem vai nē) un personālsabiedrībām ir ieteicams ievērot dubultā ieraksta grāmatvedību. Organizācijai ir obligāti jāsagatavo un jānosūta galīgie pārskati nodokļu departamentiem, izmantojot dubultās ieraksta sistēmu, lai aprēķinātu nodokļus.
Kāda ir atšķirība starp dubulto ierakstu un vienreizējo ierakstu?
• Viena ieraksta sistēmā būs tikai viens ieraksts, savukārt divkāršā ieraksta sistēmā ir nepieciešami divi ieraksti katram konkrētajam darījumam.
• Viens ieraksts ir nepilnīgs ieraksts, savukārt dubultais ieraksts ir pilnīgs grāmatvedības ieraksts.
• Grāmatvedības dubultā ieraksta sistēma ir sarežģītāka un laikietilpīgāka nekā vienreizējā grāmatvedības uzskaites sistēma.
• Skaidras naudas un bankas darījumi tiek ierakstīti vienā un tajā pašā kolonnā, izmantojot vienreizējo ierakstu sistēmu, savukārt abas tiek reģistrētas atsevišķi līdzi.
• Vienreizējās ievades sistēmā kļūdu identificēšanas veidu ir ļoti maz, tomēr divkāršā ieraksta sistēmā dažas kļūdas var identificēt, pārbaudot vienu ierakstu ar atbilstošo pretējo ierakstu.
• Izmēģinājuma bilanci var sagatavot aritmētiskai precizitātei divkāršā ieraksta sistēmā, bet tas nav iespējams vienreizējās ievades sistēmā.
• Visi debeta un kredīta ieraksti tiek ierakstīti vienā slejā.
• Galīgos pārskatus var ļoti vienkārši sagatavot divkāršā ieraksta sistēmā, taču tas nav iespējams, izmantojot vienreizējo ierakstu sistēmu.
• Ir obligāta prasība izmantot divkāršā ieraksta sistēmu, bet ne vienreizējās grāmatvedības uzskaites sistēmu.
